5 chyb, které ovlivňují tvůj timemanagement

Nedodržení priorit, neorganizování úkolů a časté souhlasy na nezbytné požadavky jsou jen některé z chyb, které mohou snížit tvou produktivitu. V tomto blogu najdeš konkrétní řešení a praktické rady, jak se s těmito výzvami vyrovnat.

Od Eisenhowerovy matice na rozdělení úkolů, přes důležitost zapisování si věcí do kalendáře až po efektivní stanovování si deadlineů podle Parkinsonova pravidla. Naučíš se také, jak správně říci „ne“ a proč je to pro tvou produktivitu klíčové. Začněme společně cestu k lepší produktivitě a efektivnímu managementu času!

1. Když neproduktivní ráno ovlivní celý den

S tímto budou zápasit zejména perfekcionisté. Máš pocit, že kvůli jedné chybě musíš zahodit celý papír a začít znovu. Nemusí tomu tak být. Využij metodu čtyř čtvrtin.

Představ si svůj pracovní den jako koláč, který rozdělíš na čtvrtiny a každá reprezentuje jistou část dne:

1 - ráno (5:00 - 9:00)

2 - dopoledne (10:00 - 13:00)

3 - odpoledne (14:00 - 17:00)

4 - večer (17:00 - dokud nejdeš spát)

Každá čtvrtina je začátkem nového celku. Pokud se jedna nepovede, neznamená to, že celý den bude špatný. Mezi čtvrtinami máš i hodinu čas na reset. Ať už je to v autě, na cestě do práce, oběd nebo meditace. Pokud se ti čtvrtina nepodaří, dej si čas na přípravu té další a nezaobírej se předešlou.

2. Nemáš jasně definované priority

Nic není větším plýtváním energie, než práce na věcech, které nejsou podstatné. Inspiruj se Eisenhowerův maticí rozdování. Zjisti o jak důležité úkoly jde a nastav si správně dopis priorit pro svůj den, týden, či měsíc.

3. Nezapisuješ si věci do diáře/kalendáře

Zapisování si věcí (ideálně rukou) zvyšuje pravděpodobnost, že na ně nezapomeneš. Šokující, že? Nezapisuj si jen důležitá setkání a deadliny. Zapisuj si do kalendáře také čas strávený s rodinou, přáteli a zejména čas pro sebe. V hektických dnech ti až poznámka v kalendáři připomene, že by sis měl dát mentální pauzu a jít se raději někam projet nebo vytáhnout kolo.

Navíc, pokud mají tvé úkoly v kalendáři přesně alokovaný čas na jejich dokončení, den si lépe rozplánuješ. Použij matici z předešlé stránky k seřazení priorit a nyní k nim dopiš i čas. Přepiš si úkoly do kalendáře, který máš rozdělen na čtvrtiny (timeblocking) a buď jsi lepším manažerem.

4. Říkáš „ano“ příliš často

Abys měl/a v životě skvělé příležitosti, musíš se naučit říct ne těm průměrným. Pokud svou odpověď nastavíš na výchozí odpověď NE —> jsi pánem svého času. Pokud svou odpověď nastavíš na výchozí odpověď ANO —> pány tvého času jsou ostatní.

Před tím, než se rozhodneš co odpovíš, si polož tyto otázky: Byl/a bych se svou odpovědí spokojen/a i zítra ráno? Pokud úlohu udělám, vrátí se mi můj investovaný čas do ní něčím lepším? Pokud řeknu "ano" získám tím více příležitostí v budoucnosti?

5. Ať žijí deadliny

Parkinsonovo pravidlo zní: "Množství práce, které máme, se přizpůsobuje času, který máme k jejímu provedení."

Pokud například dostaneš dva týdny na dokončení úkolu, který reálně vyžaduje jen čtyři hodiny, můžeš i tak najít způsob, jak ho natáhnout na dva týdny.

Začni si dávat přínější deadliny, abys neprokrastinoval/a. Motivovat tě může:

1. sázka s kámošem/kolegem o dokončení před termínem
2. řekni svému kolegovi na čem jdeš pracovat (když jsi to už vyyslovil/a musíš to i provést)
3. nastav si na její plnění časovač s pomodoro technikou
4. potrestej se nebo odměň po jejím dokončení
5. uděl někomu pravomoc tě kontrolovat a honit s dokončením

Pokud i ty často děláš tyto chyby zkus na ně zapracovat s naším pomocníkem v podobě Půlročníku , a naplánuj si život teď a ne až na Nový Rok.